Семинар: Успешный секретарь. основные моменты эффективной деятельности

1. Успешный секретарь и его имидж. · Современные требования к секретарю · Профессиональные задачи секретаря · Обязанности, функции и возможности секретаря · Работа секретаря – составляющая успеха современного предприятия, фирмы · Секретарь – лицо компании: особенности личностных и профессиональных качеств секретаря. Имидж секретаря и его влияние на имидж компании · Индивидуальный рабочий стиль · Клиент-ориентированный подход – особенности современного рынка 2. Коммуникации секретаря · Телефонный этикет: входящие и исходящие телефонные звонки. Правила обработки телефонных звонков. Регистрация входящих звонков · Особенности общения по телефону. Работа с голосом (тембр, тон, четкость, интонации, темп). Виды слушания. Техника активного слушания. · Речевой этикет и культура деловой речи · Правила ведения деловых бесед. Способы и приемы вступления в контакт. Техники, позволяющие «разговорить» собеседника · Особенности жестов и иных психологических приемов при общении. Лицо, мимика, поза · Правила делового этикета при представлении и знакомстве · Правила использования визитных карточек · Определение потребности клиента (посетителя) компании по телефону или при личной встрече, решение вопросов в рамках своей компетентности · Приемы управления эмоциональным состоянием собеседника в личном контакте и при общении по телефону · Невербальные коммуникации. Взаиморасположение в пространстве при личном контакте. · Конфликтные ситуации. Техника диалогического общения при разрешении конфликта. Техника отказа. 3. Секретарь и руководитель · Определение общих правил работы с руководителем: распорядок дня, рабочее расписание, способы общения с руководителем · Подготовка переговоров (телефонные переговоры, деловые переговоры, встреча в неформальной обстановке). Организация встреч, совещаний, переговоров. Особенности, присущие имиджу Вашего руководителя, всего предприятия · Тайм-менеджмент. Эффективное управление своим временем · Отработка навыков планирования и организации своего рабочего времени· Прием и регистрация посетителей. Представление · Особенности приема VIP-посетителей, делегаций, специалистов, командированных из других организаций. Устройство в гостиницу. · Встреча партнеров, организация предварительной беседы · Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование. Схемы рассадки за столом переговоров. Повестка дня. Участие секретаря в организации деловых приемов. Составление списка приглашенных, оформление и рассылка приглашений, составление схемы рассадки, оформление кувертных карточек. · Встреча, приветствие гостей · Подача чая, кофе, прохладительных напитков · Умение говорить и принимать комплименты · «Проблемные» посетители. Посетители, которых в данный момент не могут принять. · Выбор подарков партнерам по поручению руководителя 4. Особенности взаимодействия с коллегами по работе · Взаимоотношения «секретарь-сослуживцы» · Взаимоотношения с руководителями структурных подразделений · Использование средств связи для информирования коллег (телефон, Интранет, специальные программы) · Корпоративная культура: фирменный стиль организации 5. Делопроизводство и работа с информацией · Основы делопроизводства. Роль и место делопроизводства в управленческом процессе · Работа с информацией: структурирование и алгоритмы передачи. Как вовремя и точно передавать информацию · Документ как носитель информации. Классификация документов (ГОСТ Р 6.30-2003г. Требования к оформлению документов в соответствии с новым ГОСТОМ) · Документационное обслуживание деятельности компании · Входящая, исходящая и внутренняя документация · Порядок составления документов; организационные документы: положения, инструкции · Распорядительные документы: приказы, указания, распоряжения, решения · Контроль исполнения документов· Формирование и оформление дел · Порядок индексации и регистрации исходящей, входящей и внутренней корреспонденции · Понятие «деловая переписка». Жанры деловых писем. Письма с положительными сообщениями. Особенности писем негативного содержания. Претензии, Отказы. Ответы на письма жалобы · Специфика передачи информации в письменной коммуникации · Оформление деловых писем: бланк письма, реквизиты · Стилистика письма. Критерии делового стиля · Реквизиты документов, их использование при составлении документов· Виды бланков. Разработка бланков предприятия · Хранение документов. Оперативное хранение документов. Комплектование архива · Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию · Электронный документооборот
Всем участникам семинара выдается Свидетельство и комплект информационно-справочных материалов по тематике семинара